الرقم الذي يظهر في لوحة معلومات Power BI لا يبدأ من Power BI نفسه.
فخلف كل رقم نراه في لوحة معلومات رحلة متكاملة من العمل على البيانات، تبدأ قبل مرحلة العرض البصري بوقت طويل، وتمر بعدة مراحل تؤثر بصورة مباشرة في جودة النتيجة النهائية وموثوقيتها.
غالبًا ما يُنظر إلى البنية المؤسسية على أنها مجموعة من الرسومات التي تصف الأنظمة والخوادم والتقنيات، بينما تُعامل البيانات باعتبارها مسؤولية منفصلة تتولاها جهة أو إدارة أخرى.
إلا أن الواقع المؤسسي يوضح أن البنية المؤسسية والبيانات لا يمكن فصلهما؛ فكل منهما يكمل الآخر ويمنحه المعنى التشغيلي المطلوب. فالبنية المؤسسية تجيب عن سؤال: كيف تعمل الجهة؟ بينما تجيب البيانات عن سؤال: بماذا تعمل الجهة؟
تتعامل الجهات يوميًا مع أنواع متعددة من البيانات الشخصية، مثل الاسم، ورقم الهوية، ورقم الجوال، والسجل الأكاديمي أو الصحي، وغيرها من البيانات التي ترتبط بالأفراد بشكل مباشر أو غير مباشر.
وتبقى هذه البيانات أمانة لدى الجهة التي تقوم بجمعها ومعالجتها، وليست ملكًا مطلقًا لها؛ إذ يكفل نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة مجموعة من الحقوق الأساسية لصاحب البيانات.
ومن أبرز هذه الحقوق:
عند الحديث عن حماية البيانات الشخصية، يتركز الاهتمام غالبًا على وسائل الحماية التقنية، مثل التشفير، وإدارة صلاحيات الوصول، وتطبيق ضوابط الأمن السيبراني. إلا أن هناك خطوة أكثر جوهرية تسبق جميع هذه الإجراءات، وهي تحديد ما إذا كانت المؤسسة تحتاج إلى جمع هذه البيانات من الأساس.
في إطار الجهود الرامية إلى تعزيز حوكمة البيانات ورفع كفاءة إدارة الأصول المعلوماتية، يولي مكتب البيانات بجامعة الملك خالد اهتمامًا بتنظيم دورة حياة البيانات، من خلال نشر الوعي بالممارسات المرتبطة بإنشائها واستخدامها وحفظها وأرشفتها والتخلص الآمن منها، بما يسهم في تعزيز الاستدامة الرقمية، وتحسين كفاءة إدارة الموارد، والمحافظة على أمن البيانات وموثوقيتها.
وتُعد إدارة دورة حياة البيانات من الركائز الأساسية للإدارة المؤسسية الحديثة، إذ لا تقتصر أهمية البيانات على مرحلة جمعها أو استخدامها فحسب، بل تمتد إلى كيفية تنظيمها والمحافظة عليها طوال فترة الحاجة إليها، وتحديد الإجراءات المناسبة للتعامل معها في كل مرحلة، وفق طبيعتها وتصنيفها ومتطلبات الاحتفاظ بها.
ويعمل مكتب البيانات على تعزيز المفاهيم المرتبطة بإدارة دورة حياة البيانات، والتأكيد على أهمية التعامل مع البيانات باعتبارها أصولًا مؤسسية تتطلب ضوابط واضحة ومسؤوليات محددة، بما يساعد على تحقيق التوازن بين الاستفادة منها وحمايتها، والحد من الاحتفاظ غير الضروري بالبيانات التي انتهت أغراض استخدامها أو مدد الاحتفاظ المقررة لها.
ويمثل الاحتفاظ بالبيانات (Data Retention) أحد الجوانب الأساسية في هذا المجال، حيث تستلزم الإدارة السليمة تحديد مدد الاحتفاظ المناسبة وفق المتطلبات النظامية والتنظيمية وطبيعة البيانات والغرض من جمعها، بما يضمن استمرار إتاحتها خلال الفترات المطلوبة، ويحد من الاحتفاظ بها دون مسوغ بعد انتهاء الحاجة إليها.
كما تبرز أهمية أرشفة البيانات (Data Archiving) في تنظيم البيانات والسجلات التي لم تعد مستخدمة بصورة يومية، مع استمرار الحاجة إلى الاحتفاظ بها لأغراض نظامية أو إدارية أو بحثية، وذلك من خلال نقلها إلى بيئات حفظ مناسبة تتيح استرجاعها عند الحاجة، مع المحافظة على سلامتها وسريتها ومتطلبات الوصول إليها.
وتسهم الأرشفة المنظمة في تحسين إدارة المعلومات وتقليل التكدس في بيئات العمل التشغيلية، وتسهيل الوصول إلى السجلات التاريخية، ودعم استمرارية المعرفة المؤسسية، بما يساعد الجهات على الاستفادة من البيانات السابقة دون الإخلال بالضوابط المتعلقة بحفظها وحمايتها.
وفي جانب آخر، يشكل التخلص الآمن من البيانات (Secure Data Disposal) مرحلة مهمة في دورة حياتها، حيث تتطلب البيانات التي انتهت مدد الاحتفاظ المقررة لها، ولم تعد هناك حاجة نظامية أو تشغيلية للاحتفاظ بها، تطبيق الإجراءات المعتمدة لإتلافها أو حذفها بطريقة آمنة تمنع استعادتها أو الوصول غير المصرح به إليها، مع مراعاة أي التزامات تتعلق بالتوثيق أو تعليق الإتلاف.
ويؤكد هذا التوجه أن حذف الملفات بالطرق التقليدية لا يعني بالضرورة التخلص الآمن من محتواها، الأمر الذي يستدعي مراعاة طبيعة وسائط التخزين والأنظمة المستخدمة، وتطبيق وسائل الإتلاف المناسبة وفق السياسات والمتطلبات الفنية والتنظيمية المعتمدة.
كما يرتبط تنظيم دورة حياة البيانات بالحد من تكرار البيانات (Data Duplication) وتعدد النسخ غير الضرورية، إذ يمكن أن يؤدي انتشار النسخ المتفرقة وغير المحدثة إلى صعوبة تحديد المصدر المعتمد، وزيادة متطلبات التخزين والحماية، وارتفاع احتمالية الاعتماد على بيانات غير دقيقة أو قديمة.
ويساعد تنظيم البيانات وتحديد مصادرها ومسؤوليات إدارتها على الحد من هذه التحديات، من خلال تشجيع الاستخدام المنظم للمصادر المعتمدة، ومراجعة الحاجة إلى النسخ المتكررة، وتعزيز الاتساق بين البيانات المستخدمة في الأنظمة والتقارير والأعمال المؤسسية.
وتبرز العلاقة بين إدارة دورة حياة البيانات والاستدامة الرقمية (Digital Sustainability) من خلال الاستخدام الأكثر كفاءة لموارد التخزين والبنية التقنية، وتقليل النمو غير الضروري في حجم البيانات المخزنة، وتحسين إدارة الأصول الرقمية على المدى الطويل، بما قد يسهم في خفض الأعباء التشغيلية المرتبطة بتخزين البيانات وإدارتها وحمايتها.
كما تتكامل ممارسات الاحتفاظ والأرشفة والإتلاف مع عدد من مجالات حوكمة البيانات، وفي مقدمتها تصنيف البيانات وحماية البيانات الشخصية وإدارة الصلاحيات وأمن المعلومات وجودة البيانات، حيث يتطلب نجاح هذه الممارسات التنسيق بين الأطراف ذات العلاقة، وتحديد المسؤوليات والإجراءات المناسبة لكل مرحلة.
ويحرص مكتب البيانات على تعزيز الوعي بأهمية عدم الاحتفاظ بالبيانات إلى أجل غير محدد دون مبرر، وفي الوقت ذاته عدم التخلص من البيانات التي ما زالت خاضعة لمتطلبات احتفاظ نظامية أو مؤسسية، بما يضمن تحقيق التوازن بين كفاءة إدارة البيانات واستمرار توفر المعلومات المطلوبة وحمايتها.
ويأتي الاهتمام بتنظيم دورة حياة البيانات ضمن التوجه نحو ترسيخ ممارسات مؤسسية أكثر كفاءة واستدامة في إدارة البيانات، وتعزيز الاستخدام المسؤول للأصول المعلوماتية، بما يدعم جهود جامعة الملك خالد في تطوير بيئتها الرقمية، ورفع كفاءة الأعمال، والمحافظة على البيانات بصورة منظمة وآمنة طوال مراحل دورة حياتها.
ولمزيد من المعلومات حول الضوابط والممارسات المرتبطة بالاحتفاظ بالبيانات والتخلص منها، يمكن الاطلاع على صفحة «الاحتفاظ بالبيانات والتخلص منها» عبر الموقع الإلكتروني لمكتب البيانات بجامعة الملك خالد.
يواصل مكتب البيانات بجامعة الملك خالد جهوده في تعزيز إدارة البيانات الوصفية وتطوير دليل البيانات المؤسسي، بما يسهم في تحسين فهم البيانات المتاحة داخل الجامعة، وتسهيل الوصول إلى تعريفاتها ومصادرها وخصائصها، ورفع مستوى التنظيم والموثوقية في التعامل معها.
وتُعد البيانات الوصفية (Metadata) من العناصر الأساسية في إدارة البيانات الحديثة، إذ تقدم معلومات تشرح طبيعة البيانات ومحتواها ومصدرها وطريقة استخدامها، وتساعد المستفيدين على فهم معنى كل عنصر بيانات قبل الاعتماد عليه في التقارير أو المؤشرات أو التحليلات.
ويعمل المكتب على دعم الممارسات التي تسهم في توثيق البيانات بصورة أكثر وضوحًا، من خلال تعريف الحقول والعناصر والمصطلحات المستخدمة، وتحديد مصادرها والجهات المسؤولة عنها، وربطها بالسياق المؤسسي المناسب، بما يقلل من احتمالية اختلاف التفسير أو استخدام البيانات بطريقة غير صحيحة.
كما يمثل دليل البيانات المؤسسي (Data Catalog) أداة مهمة لتنظيم أصول البيانات وإتاحة معلومات موحدة عنها، حيث يساعد على التعرف على مجموعات البيانات المتوافرة، ومواقعها ومصادرها، والجهات المالكة أو المسؤولة عنها، ومستويات الوصول إليها، إلى جانب الخصائص الأخرى المرتبطة باستخدامها.
ويسهم وجود دليل منظم للبيانات في تقليل الوقت والجهد اللازمين للبحث عن البيانات، والحد من ازدواجية الطلبات، وتحسين قدرة الجهات المختلفة على التعرف على البيانات المتاحة قبل إنشاء مصادر أو ملفات جديدة قد تكون موجودة بالفعل في أنظمة أخرى.
كما يساعد تنظيم البيانات الوصفية على تعزيز الاتساق في استخدام المصطلحات والتعريفات، خاصة عند التعامل مع المؤشرات والتقارير التي تعتمد على بيانات مشتركة بين أكثر من جهة، إذ يسهم وجود تعريفات موحدة في الحد من اختلاف تفسير المفاهيم أو احتساب المؤشرات بطرق غير متسقة.
ويرتبط هذا المجال بصورة مباشرة بجودة البيانات وحوكمتها، لأن فهم مصدر البيانات وتعريفها ومالكها ومسؤوليتها يساعد على تتبعها والتحقق منها ومعالجة المشكلات المرتبطة بها بصورة أكثر كفاءة.
كما تدعم البيانات الوصفية القدرة على تتبع دورة حياة البيانات وفهم كيفية انتقالها بين الأنظمة والمصادر المختلفة، وهو ما يعزز الشفافية في التعامل معها ويساعد على تحديد نقاط التحديث أو المعالجة أو الاعتماد.
ويحرص مكتب البيانات كذلك على تعزيز الوعي بأهمية عدم الاكتفاء بوجود البيانات ذاتها، بل بضرورة وجود معلومات واضحة تصفها وتوضح سياقها، لأن البيانات التي تفتقر إلى التعريف أو المصدر أو المسؤولية قد تكون أقل قابلية للاستخدام وأكثر عرضة لسوء التفسير.
ويأتي تطوير دليل البيانات المؤسسي ضمن التوجه نحو بناء بيئة بيانات أكثر تنظيمًا وترابطًا، تساعد الجهات على الوصول إلى البيانات المناسبة بصورة أسرع، وفهمها واستخدامها بطريقة أكثر اتساقًا، بما يرفع كفاءة الأعمال المؤسسية ويدعم التحليل وإعداد التقارير واتخاذ القرار.
كما يسهم هذا التوجه في تعزيز التكامل بين إدارة البيانات وجودتها وتصنيفها ومشاركتها، من خلال توفير مرجعية أكثر وضوحًا للبيانات المتاحة وخصائصها ومسؤولياتها ومتطلبات استخدامها.
وتأتي هذه الجهود ضمن مساعي مكتب البيانات بجامعة الملك خالد لتعزيز نضج ممارسات إدارة وحوكمة البيانات، وبناء بيئة مؤسسية تدعم اكتشاف البيانات وفهمها وإدارتها والاستفادة منها بصورة أكثر كفاءة وموثوقية.
عمل مكتب البيانات بجامعة الملك خالد على دعم رفع كفاءة مشاركة البيانات داخل الجامعة وخارجها، من خلال تعزيز الممارسات المنظمة لطلبات المشاركة، والتأكيد على أهمية الالتزام بالضوابط والسياسات المعتمدة قبل إتاحة البيانات أو نقلها إلى أي جهة أخرى.
وتعد مشاركة البيانات من الممارسات المهمة في بيئات العمل المؤسسية، لما لها من دور في دعم التكامل بين الجهات، وتحسين الاستفادة من المعلومات، وتقليل الازدواجية، وتمكين الجهات المختلفة من الوصول إلى البيانات التي تحتاج إليها لأداء مهامها بكفاءة.
ويركز مكتب البيانات على أهمية أن تتم عمليات المشاركة بصورة منظمة وواضحة، تبدأ بتحديد الغرض من طلب البيانات، ونطاق الاستخدام، والجهة المستفيدة، ونوع البيانات المطلوبة، قبل الانتقال إلى تقييم إمكانية المشاركة وفق المتطلبات التنظيمية ذات العلاقة.
ويأتي تصنيف البيانات في مقدمة العناصر التي ينبغي مراعاتها قبل المشاركة، إذ يسهم التصنيف في تحديد مستوى حساسية البيانات وطبيعة الضوابط المناسبة للتعامل معها، وما إذا كانت قابلة للمشاركة، ومع من يمكن مشاركتها، وتحت أي شروط.
كما تمثل الصلاحيات جانبًا أساسيًا في عملية المشاركة، حيث ينبغي التأكد من أن الأطراف التي تطلب البيانات أو تستقبلها مخولة بالوصول إليها، وأن الاستخدام يتم في حدود الغرض المصرح به، بما يقلل من مخاطر الوصول غير المصرح به أو استخدام البيانات خارج نطاق الحاجة الفعلية.
ويؤكد المكتب كذلك أهمية مراعاة حماية البيانات الشخصية والخصوصية عند التعامل مع أي بيانات تتضمن معلومات مرتبطة بالأفراد، مع ضرورة التحقق من الحاجة إلى هذه البيانات، وتقليل البيانات إلى الحد المطلوب، وتطبيق المتطلبات المناسبة عند مشاركتها أو نقلها.
كما تسهم الممارسات المنظمة لمشاركة البيانات في حماية البيانات من المخاطر المرتبطة بالإرسال أو النقل عبر قنوات غير معتمدة، إذ يعد استخدام الوسائل الرسمية والآمنة جزءًا مهمًا من المحافظة على سرية البيانات وسلامتها أثناء انتقالها بين الجهات.
ولا تقتصر مشاركة البيانات على عملية إرسال ملف أو منح صلاحية وصول، بل تمثل عملية مؤسسية تتطلب وضوح المسؤوليات بين الجهة الطالبة والجهة المالكة أو المنتجة للبيانات، وتحديد نطاق الاستخدام وفترة الاحتفاظ وأي اشتراطات مرتبطة بالحماية أو إعادة المشاركة.
ويعمل مكتب البيانات على تعزيز الوعي بهذه الجوانب من خلال توضيح الإجراءات والممارسات المرتبطة بطلبات مشاركة البيانات، بما يساعد على رفع مستوى الالتزام، وتحسين كفاءة معالجة الطلبات، وتقليل الممارسات غير المنظمة في تبادل البيانات والمعلومات.
كما يسهم التنظيم الجيد لطلبات المشاركة في تعزيز جودة البيانات المستخدمة، من خلال تحديد المصادر المعتمدة، والحد من الاعتماد على نسخ قديمة أو غير محدثة، والتأكد من أن البيانات المقدمة مناسبة للغرض الذي طلبت من أجله.
وتتكامل مشاركة البيانات مع عدد من مجالات إدارة وحوكمة البيانات، من بينها التصنيف، والجودة، وحماية البيانات الشخصية، وإدارة الصلاحيات، وأمن المعلومات، وهو ما يجعلها عملية تتطلب التنسيق بين مختلف الأطراف ذات العلاقة.
ويواصل مكتب البيانات بجامعة الملك خالد دعم الممارسات التي تعزز الاستخدام المسؤول والآمن للبيانات، بما يسهم في رفع كفاءة مشاركة البيانات، وتحقيق الاستفادة منها، مع المحافظة على متطلبات الحماية والخصوصية والالتزام بالضوابط والسياسات المعتمدة.
وللاطلاع على الإجراءات المتعلقة بطلبات المشاركة، يمكن زيارة خدمة «طلب مشاركة بيانات» عبر موقع مكتب البيانات بجامعة الملك خالد.
يواصل مكتب البيانات بجامعة الملك خالد جهوده في تعزيز تنظيم الأدوار والمسؤوليات المرتبطة بإدارة البيانات، بما يسهم في رفع مستوى وضوح المسؤوليات بين الجهات والأطراف المعنية بالبيانات، وتحسين جودة التعامل معها خلال مراحل إنشائها وتحديثها واستخدامها ومشاركتها وحفظها.
ويعد وضوح الأدوار والمسؤوليات أحد المرتكزات الأساسية لحوكمة البيانات، إذ يساعد على تحديد الجهة المسؤولة عن البيانات، والأطراف المخولة بإدارتها واستخدامها، ويحد من ازدواجية المسؤوليات أو تعارضها، كما يسهم في تعزيز المساءلة ورفع مستوى جودة البيانات وموثوقيتها.
ويركز هذا التوجه على توضيح الأدوار المرتبطة بإدارة البيانات، ومن أبرزها مالك البيانات، الذي يمثل الجهة أو الطرف المسؤول عن البيانات ضمن نطاق اختصاصه، ويسهم في تحديد متطلبات استخدامها والوصول إليها والتعامل معها وفق السياسات والضوابط المعتمدة.
كما يبرز دور مسؤول البيانات في دعم تطبيق الممارسات والإجراءات المرتبطة بإدارة البيانات، ومتابعة جودتها وتنظيمها، والتنسيق مع الأطراف ذات العلاقة بما يساعد على ضمان الاستخدام السليم للبيانات والمحافظة على موثوقيتها طوال دورة حياتها.
وتشمل منظومة الأدوار كذلك الجهات المنتجة للبيانات، التي تنشئ البيانات أو تسجلها أو تحدثها من خلال الأنظمة والإجراءات التشغيلية، الأمر الذي يجعل دقة البيانات عند المصدر عنصرًا أساسيًا في نجاح مختلف مراحل استخدامها اللاحقة.
وفي المقابل، تتحمل الجهات المستخدمة للبيانات مسؤولية الاستفادة منها في حدود الأغراض المصرح بها، والتحقق من مناسبتها للاستخدام، والمحافظة على سريتها وتصنيفها ومتطلبات مشاركتها، بما يضمن استخدام البيانات بصورة مسؤولة وآمنة.
ويؤكد مكتب البيانات أن جودة البيانات لا ترتبط بمرحلة التحليل أو إعداد التقارير فقط، بل تبدأ من تحديد المسؤوليات بوضوح منذ لحظة إنشاء البيانات، مرورًا بتحديثها والتحقق منها، وحتى استخدامها في التقارير والمؤشرات والتحليلات وصناعة القرار.
كما يسهم تحديد المسؤوليات في معالجة عدد من التحديات المرتبطة بإدارة البيانات، مثل عدم وضوح مصدر البيانات، أو تعدد الجهات التي تحتفظ بنسخ مختلفة منها، أو اختلاف التعريفات بين الجهات، أو عدم تحديد المسؤول عن تحديثها وتصحيح الأخطاء التي قد تظهر فيها.
ويساعد وجود أدوار واضحة كذلك على تحسين التنسيق بين الجهات المنتجة والمستخدمة للبيانات، وتحديد القنوات المناسبة لطلب البيانات أو مشاركتها، وتقليل الاعتماد على الممارسات الفردية أو غير المنظمة في تبادل الملفات والمعلومات.
ويرتبط تنظيم الأدوار أيضًا بممارسات جودة البيانات وحمايتها وتصنيفها ومشاركتها، إذ يسهم وضوح المسؤوليات في تحديد من يراجع البيانات، ومن يعتمدها، ومن يملك صلاحية الوصول إليها، ومن يتحمل مسؤولية المحافظة عليها وتحديثها.
ويحرص مكتب البيانات من خلال المحتوى التوعوي والممارسات التنظيمية على تعزيز فهم هذه الأدوار لدى منسوبي الجامعة، والتأكيد على أن إدارة البيانات مسؤولية مشتركة بين مختلف الأطراف، وليست مهمة تقتصر على جهة تقنية أو تنظيمية واحدة.
ويأتي تنظيم الأدوار والمسؤوليات ضمن جهود جامعة الملك خالد لتعزيز حوكمة البيانات وبناء بيئة مؤسسية أكثر وضوحًا في التعامل معها، بما يسهم في رفع مستوى جودتها وموثوقيتها، وتحسين كفاءة استخدامها، وتعزيز الاستفادة منها في دعم الأعمال المؤسسية واتخاذ القرار.
أصبحت البيانات أحد أهم الممكنات الداعمة لتطوير الأداء المؤسسي، حيث تسهم عمليات جمع البيانات وتنظيمها والتحقق من جودتها وتحليلها في تحويل الأرقام إلى مؤشرات ومعلومات قابلة للاستخدام، بما يساعد على قراءة الأداء بصورة أوضح، وتحديد الاتجاهات، ورصد فرص التحسين، ودعم القرارات المبنية على الأدلة.
وتبرز أهمية التحليلات والمؤشرات في قدرتها على تقديم صورة أكثر دقة عن الواقع المؤسسي، من خلال تحويل البيانات المتفرقة إلى معلومات مترابطة يمكن الاستفادة منها في المتابعة والتخطيط وقياس الأداء، بما يتيح للجهات المختلفة فهم ما تحقق، وما يحتاج إلى تطوير، وما يمكن البناء عليه في المراحل المقبلة.
ويأتي دور مكتب البيانات بجامعة الملك خالد في هذا السياق من خلال دعم الممارسات التي تعزز الاستفادة من البيانات والمؤشرات والتقارير التحليلية، وربطها باحتياجات العمل المؤسسي، بما يسهم في تحسين جودة المعلومات المتاحة لمتخذي القرار ورفع مستوى الاعتماد على البيانات في التخطيط والمتابعة.
ويعمل المكتب على تعزيز أهمية جودة البيانات بوصفها الأساس الذي تقوم عليه التحليلات والمؤشرات، إذ إن دقة النتائج وموثوقيتها ترتبط بصورة مباشرة بدقة البيانات واكتمالها واتساقها وحداثتها، وهو ما يجعل التحقق من جودة البيانات خطوة رئيسة قبل استخدامها في بناء المؤشرات أو إعداد التقارير.
كما تسهم المؤشرات في تبسيط قراءة كميات كبيرة من البيانات وتحويلها إلى قيم قابلة للمقارنة والمتابعة، بما يساعد على قياس التقدم، ومراقبة التغيرات، واكتشاف الاتجاهات، وتحديد الفجوات التي قد تتطلب مزيدًا من الدراسة أو التدخل.
وتسهم التقارير التحليلية ولوحات المعلومات كذلك في تقديم البيانات بصورة أكثر وضوحًا وسهولة، من خلال عرض المؤشرات والاتجاهات والعلاقات بين البيانات بأساليب بصرية تساعد المستخدمين على فهم المعلومات بسرعة أكبر، ودعم الحوار المؤسسي المبني على حقائق ومعلومات قابلة للتحقق.
ولا تقتصر قيمة التحليل على وصف ما حدث، بل تمتد إلى المساعدة في فهم الأسباب والعوامل المرتبطة بالأداء، ورصد الأنماط والتغيرات، وتوفير أساس معرفي يمكن الاستفادة منه في تحسين الإجراءات وتطوير الخطط المستقبلية.
ويؤكد مكتب البيانات أهمية تكامل المراحل المختلفة في دورة الاستفادة من البيانات، بدءًا من تحديد مصادرها وجمعها، مرورًا بتنظيمها وتنقيحها والتحقق من جودتها، ثم تحليلها وتحويلها إلى مؤشرات وتقارير، وصولًا إلى استخدامها في دعم القرارات والإجراءات التطويرية.
كما يسهم الاستخدام المنظم للمؤشرات في تعزيز المتابعة المستمرة للأداء، حيث تساعد المؤشرات الواضحة والقابلة للقياس على تتبع مستوى الإنجاز، ومقارنة النتائج عبر الفترات الزمنية، وقياس مدى التقدم نحو المستهدفات، بما يدعم اتخاذ إجراءات أكثر دقة في الوقت المناسب.
وفي هذا الإطار، يحرص المكتب على تعزيز الوعي بأهمية قراءة البيانات بصورة صحيحة، وعدم الاكتفاء بعرض الأرقام دون فهم سياقها ودلالاتها، إذ قد تختلف دلالة المؤشر باختلاف الفترة الزمنية أو الفئة المستهدفة أو مصدر البيانات أو طريقة احتسابه.
ويمثل الربط بين البيانات والتحليل والمؤشرات واتخاذ القرار أحد المحاور المهمة في بناء ثقافة مؤسسية قائمة على البيانات، حيث تتحول البيانات من سجلات رقمية إلى معرفة قابلة للاستخدام، ثم إلى قرارات وإجراءات يمكن قياس أثرها ومتابعة نتائجها.
وتأتي هذه الجهود ضمن توجه جامعة الملك خالد نحو تعزيز الاستفادة من البيانات في تطوير الأداء المؤسسي، ورفع كفاءة التخطيط والمتابعة، وتحسين جودة القرارات، بما يدعم بناء بيئة عمل أكثر اعتمادًا على المعلومات والمؤشرات والأدلة.
في إطار جهوده المستمرة لتطوير تجربة المستفيد وتعزيز الاستفادة من الخدمات والحلول الرقمية، يواصل مكتب البيانات بجامعة الملك خالد تنظيم وإبراز مجموعة من الخدمات والمنصات الإلكترونية المرتبطة بالبيانات وإدارتها وحوكمتها، بما يسهم في تسهيل الوصول إليها، ورفع مستوى الاستفادة منها، وتعزيز وضوح الخدمات الرقمية المقدمة للمستفيدين.
ويأتي ذلك ضمن توجه المكتب نحو تطوير موقعه الإلكتروني ليكون بوابة أكثر تكاملًا للوصول إلى الخدمات والمنصات ذات العلاقة بالبيانات، بحيث يتمكن المستفيد من التعرف على طبيعة كل خدمة أو منصة والغرض منها، والانتقال إلى قناة الاستفادة منها بصورة مباشرة ومنظمة.
وتشمل الخدمات المتاحة طلب مشاركة البيانات، الذي يهدف إلى تنظيم طلبات مشاركة البيانات داخل الجامعة أو مع الجهات الخارجية وفق الضوابط المعتمدة، بما يسهم في تعزيز الممارسات المنظمة لمشاركة البيانات ومراعاة متطلبات الحوكمة والتصنيف والحماية أثناء التعامل معها.
كما يتيح الموقع خدمة تقييم موقع مكتب البيانات، التي تمكّن المستفيدين من مشاركة آرائهم وملاحظاتهم حول الموقع وسهولة استخدامه والوصول إلى محتواه وخدماته، بما يدعم التحسين المستمر لتجربة المستخدم وتطوير قنوات التواصل مع المستفيدين.
وفي مجال البيانات المفتوحة، يوفر الموقع الوصول إلى منصة البيانات المفتوحة بجامعة الملك خالد، التي تتيح للمستفيدين الاطلاع على مجموعات البيانات المتاحة والاستفادة منها، بما يدعم المعرفة والبحث والتحليل ويعزز الاستفادة من البيانات القابلة للنشر وإعادة الاستخدام.
كما يرتبط الموقع بـ المنصة الوطنية للبيانات المفتوحة، بما يسهم في توسيع نطاق وصول المستفيدين إلى البيانات المفتوحة المنشورة من مختلف الجهات، وتعزيز الوعي بأهمية البيانات المفتوحة ودورها في دعم الشفافية والمعرفة والبحث والابتكار.
ومن بين الحلول الرقمية التي يبرزها الموقع منصة بيان، وهي نظام لإدارة البيانات بجامعة الملك خالد، يهدف إلى دعم إدارة البيانات وحوكمتها ضمن بيئة تقنية متكاملة تراعي متطلبات الأمان والخصوصية، وتسهم في إتاحة البيانات والمعلومات المناسبة لدعم الأعمال المؤسسية واتخاذ القرار.
وتتضمن منصة بيان عددًا من المكونات المرتبطة بإدارة البيانات، من بينها إدارة البيانات والصلاحيات، وأمن المعلومات، والتقارير، إلى جانب توفير تجربة استخدام تساعد على الوصول إلى المعلومات والخدمات المرتبطة بها بصورة منظمة.
كما يتيح الموقع الوصول إلى منصة إتقان، التي تدعم إدارة الأعمال والمهام والمشاريع ومتابعة الإنجاز، وتوفر بيئة رقمية تساعد على تنظيم المهام ومتابعة المواعيد والاستحقاقات والأعمال الجارية، بما يسهم في رفع كفاءة المتابعة والتنظيم المؤسسي.
وتتكامل هذه الخدمات والمنصات مع عدد من الحلول الرقمية التي تستهدف فئات محددة داخل الجامعة وفق الصلاحيات الممنوحة لها، بما يراعي طبيعة البيانات ومستويات الوصول ويضمن إتاحة الخدمات للمستفيدين المخولين باستخدامها.
ويحرص مكتب البيانات من خلال تطوير وتنظيم صفحة الخدمات على جعل رحلة المستفيد أكثر وضوحًا، من خلال تقديم وصف مختصر لكل خدمة أو منصة، وتوفير روابط وصول مباشرة إليها، بما يسهم في تقليل الوقت اللازم للبحث عن الخدمة المناسبة وتحسين تجربة الاستخدام.
كما يعكس هذا التوجه تطور دور الموقع الإلكتروني لمكتب البيانات من كونه قناة للتعريف بالمكتب واختصاصاته إلى بوابة تجمع المحتوى المعرفي والخدمات والمنصات ذات العلاقة بالبيانات، بما يدعم الاستخدام الفاعل للأدوات والخدمات الرقمية المتاحة داخل الجامعة.
وتأتي هذه الجهود في إطار دعم البيئة الرقمية بجامعة الملك خالد، وتعزيز الاستفادة من البيانات والخدمات الإلكترونية، وتحسين تجربة المستفيد، بما يسهم في رفع كفاءة الأعمال وتسهيل الوصول إلى المعلومات والخدمات ذات العلاقة.
وللاطلاع على الخدمات والمنصات المتاحة، يمكن زيارة صفحة «الخدمات» في الموقع الإلكتروني لمكتب البيانات بجامعة الملك خالد.
