- الغرض: هل توجد حاجة وظيفية واضحة ومسوغ مشروع للاستخدام أو المشاركة؟
- الحد الأدنى: هل اقتصرت البيانات على أقل قدر يحقق الغرض؟
- التصنيف: هل عرفت مستوى التصنيف ومتطلبات التعامل معه؟
- المستلم: هل تحققت من هوية المستلم وصلاحيته وحاجته؟
- القناة: هل وسيلة الإرسال أو التخزين رسمية وآمنة؟
- الموافقة: هل حصلت على الموافقات اللازمة ووثّقت المشاركة؟
إذا كانت الإجابة «لا» أو «غير متأكد»
توقف عن المشاركة مؤقتاً، واطلب التوجيه من مالك البيانات أو أمينها أو مكتب البيانات.
الرسالة الختامية
البيانات أمانة مؤسسية: أدخلها بدقة، واستخدمها لغرض مشروع، وصنّفها قبل مشاركتها، ولا تمنح الوصول إليها إلا لمن يحتاجها وبالقدر اللازم.