إدارة البيانات مسؤولية مشتركة، لكنها موزعة بين أدوار واضحة تضمن المساءلة والجودة والحماية.
الدور | التعريف المبسط | أبرز المسؤوليات |
مالك البيانات | الوحدة التنظيمية المسؤولة إدارياً عن مجموعة البيانات المرتبطة باختصاصها. | تحديد الغرض؛ اعتماد قواعد الجودة والتصنيف؛ تحديد الوصول؛ اعتماد المشاركة والحفظ. |
أمين البيانات | المختص الذي يتابع إدارة البيانات عملياً نيابة عن مالكها. | توثيق التعريفات والمصادر؛ متابعة الجودة؛ تطبيق التصنيف؛ تنسيق طلبات الوصول والمشاركة. |
مستخدم البيانات | كل شخص مصرح له باستخدام البيانات لأداء مهمة محددة. | الاستخدام للغرض المصرح؛ حماية البيانات؛ عدم النسخ أو المشاركة دون موافقة؛ الإبلاغ عن الحوادث. |
مثال جامعي
قد تكون عمادة القبول والتسجيل مالكاً وظيفياً لبيانات الطلاب الأكاديمية وفق الهيكل والصلاحيات المعتمدة، بينما يتابع أمين البيانات جودتها وتوثيقها، ويستخدمها الموظف المصرح له لأداء مهمة محددة.
مفهوم مهم
ملكية البيانات لا تعني ملكيتها الشخصية للموظف أو الإدارة؛ فالبيانات التي تنشئها الجامعة أو تجمعها في أعمالها أصل مؤسسي يُدار وفق الاختصاصات والسياسات.