1. نطاق البيانات الشخصية
تشمل البيانات التي قد تجمعها الجامعة:
- الاسم والهوية والعنوان وبيانات الاتصال.
- البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
- البيانات البنكية وبيانات الفوترة والبطاقات الائتمانية.
- البيانات الأكاديمية والوظيفية.
- الصور الثابتة والمتحركة.
- المعلومات الديموغرافية، مثل العمر والجنس والدولة والمستوى التعليمي.
- بيانات استخدام الموقع، مثل الصفحات والخدمات المستخدمة.
- عنوان IP ونوع المتصفح وأوقات الدخول والمواقع المُحيلة.
- إجابات الاستبيانات والتفضيلات الاختيارية.
2. أغراض جمع البيانات ومعالجتها
يجري استخدام البيانات لأغراض:
- القبول والتسجيل والبرامج الأكاديمية.
- التوظيف وإدارة سجلات الموظفين والرواتب.
- تقديم الخدمات الإلكترونية والإدارية.
- تنظيم الفعاليات والمقابلات والطلبات.
- إدارة الحسابات الأكاديمية والوظيفية.
- التحليل وتحسين جودة الخدمات.
- الوفاء بالالتزامات النظامية والتنظيمية.
- تنفيذ العقود مع الطلاب والموظفين.
- إعداد الإحصاءات وفهم استخدام البوابة.
- تحليل البيانات بالذكاء الاصطناعي لتحسين الخدمات الأكاديمية والإدارية.
3. المسوغات النظامية المذكورة
تعتمد السياسة على:
- نظام حماية البيانات الشخصية السعودي.
- اللوائح المنظمة لبيانات الطلاب والموظفين.
- تنفيذ العقود.
- الالتزامات القانونية والتنظيمية.
- متطلبات الجهات الرقابية.
- ضرورة تقديم الخدمات التعليمية والإدارية.
يجب على مكتب البيانات ربط كل نشاط معالجة بمسوغ محدد، وعدم استخدام عبارة «الموافقة على جميع العمليات» باعتبارها مسوغًا عامًا لكل معالجة.
4. عمليات المعالجة
تشمل العمليات الواردة في السياسة:
- الجمع والتسجيل.
- الحفظ والتخزين.
- النقل والمشاركة والإفصاح.
- الربط مع بيانات أخرى.
- التحليل واستخراج الأنماط والاستنتاج.
- التحديث والتصحيح.
- الإتلاف.
- المعالجة اليدوية أو الآلية.
5. البيانات الإلزامية والاختيارية
البيانات الإلزامية تشمل ما يلزم:
- لتسجيل الطلاب وإدارة شؤونهم الأكاديمية.
- لتوظيف العاملين وإدارة الرواتب والسجلات.
- لتقديم خدمة لا يمكن تنفيذها دون معلومات محددة.
- للامتثال للمتطلبات النظامية.
البيانات الاختيارية تشمل الاستبيانات والتفضيلات والمعلومات الإضافية المستخدمة لتحسين الخدمات. وتشير السياسة إلى إمكان استخدام بدائل ورقية في بعض الحالات، وليس في جميعها.
عدم تقديم البيانات الإلزامية قد يؤدي إلى تعذر القبول أو التسجيل أو التوظيف أو صرف الرواتب أو الحصول على المكافآت والترقيات والخدمات الإلكترونية.
6. مشاركة البيانات والإفصاح عنها
يجوز للجامعة مشاركة البيانات مع:
- الإدارات الداخلية ذات العلاقة.
- مقدمي الخدمات والمتعاقدين.
- جهات الاستضافة وتحليل البيانات.
- جهات التوظيف والتعليم والبحث.
- الجهات الحكومية أو النظامية عند وجود طلب أو التزام قانوني.
- أطراف تقدم خدمة نيابة عن الجامعة.
ويجب أن تكون المشاركة:
- في حدود الغرض المحدد.
- مقتصرة على البيانات الضرورية.
- محكومة بعقود والتزامات حماية وسرية.
- متوافقة مع الأنظمة السعودية.
- متاحة فقط للأشخاص المخولين.
7. حقوق أصحاب البيانات
تقرر السياسة الحقوق التالية:
- الحق في معرفة مسوغ جمع البيانات والغرض منها.
- الحق في الوصول إلى البيانات.
- الحصول على نسخة واضحة منها.
- طلب التصحيح أو الإكمال أو التحديث.
- الاعتراض على المعالجة التي لا تستند إلى مسوغ نظامي.
- طلب الإتلاف بعد انتهاء الحاجة، ما لم يوجد التزام نظامي بحفظها.
- معرفة نتيجة الطلب وأسباب رفضه عند الرفض.
حددت السياسة مدة معالجة الطلبات بما لا يتجاوز 30 يوم عمل من تاريخ الاستلام.
قنوات مكتب إدارة البيانات:
- البريد الإلكتروني: DMO@KKU.EDU.SA
- الهاتف: 0172403663
- نموذج الطلب الإلكتروني المشار إليه في الصفحة.
8. مسؤوليات صاحب البيانات
بحسب السياسة، يتحمل صاحب البيانات مسؤولية صحة ودقة المعلومات التي يقدمها. ويمكن لمنسوبي الجامعة تعديل بيانات ملفاتهم الشخصية عبر خدمات وأنظمة الجامعة أو القنوات الرسمية.
هذا لا يلغي مسؤولية الجامعة عن تطبيق ضوابط جودة البيانات والتحقق منها وتصحيحها عند اكتشاف الخطأ.
9. الاحتفاظ والإتلاف
تنص السياسة على:
- الاحتفاظ بالبيانات ما دامت لازمة للغرض أو للالتزام النظامي.
- إتلاف البيانات الرقمية بالحذف النهائي وتقنيات تمنع استعادتها.
- حذف البيانات من النسخ الاحتياطية بعد المدة المحددة في سياسة الاحتفاظ.
- إتلاف المستندات الورقية بوسائل تمنع استرجاع محتواها.
- إشعار صاحب البيانات بالإتلاف عندما يكون ذلك مطلوبًا نظامًا.
المطلوب من مكتب البيانات هو وجود جدول احتفاظ وإتلاف معتمد يحدد المدد حسب فئة البيانات والغرض والمسوغ، بدل الاكتفاء بعبارة «بعد مدة محددة».
10. تحديث إشعار الخصوصية
تحتفظ الجامعة بحق تعديل السياسة، وتصبح التعديلات نافذة عند نشرها. لذلك ينبغي أن يتولى مكتب البيانات:
- المراجعة الدورية للإشعار.
- توثيق الإصدارات وتواريخ التعديل.
- تقييم أثر التغييرات الجوهرية.
- إشعار أصحاب البيانات عند تغير الغرض أو المسوغ أو طبيعة المشاركة، بدل الاعتماد فقط على استمرار استخدام الموقع.