يعد تنظيم الاحتفاظ بالبيانات وإتلافها جزءًا أساسيًا من الإدارة المسؤولة لدورة حياة البيانات، حيث لا ينبغي الاحتفاظ بالبيانات لمدة أطول من الحاجة إليها ما لم توجد متطلبات نظامية أو تنظيمية أو تشغيلية تستوجب ذلك.
ويعمل مكتب البيانات بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة على تعزيز الممارسات التي تحدد مدد الاحتفاظ المناسبة وتضمن التخلص الآمن من البيانات والسجلات عند انتهاء الحاجة إليها، وفق طبيعة البيانات وتصنيفها والمتطلبات ذات العلاقة.
أهداف الاحتفاظ والإتلاف
- الاحتفاظ بالبيانات للمدة اللازمة.
- الوفاء بالمتطلبات النظامية والتنظيمية والتشغيلية.
- تقليل مخاطر الاحتفاظ غير الضروري بالبيانات.
- دعم الاستخدام الأمثل لمساحات التخزين والموارد.
- ضمان الإتلاف الآمن للبيانات عند انتهاء مدة الاحتفاظ.
- المحافظة على سرية البيانات أثناء عملية الإتلاف.
دورة حياة البيانات
ينبغي النظر إلى متطلبات الاحتفاظ منذ إنشاء البيانات وحتى انتهاء الحاجة إليها، بما يشمل:
- إنشاء البيانات أو جمعها.
- استخدامها ومعالجتها.
- حفظها وأرشفتها.
- مراجعة الحاجة إلى استمرار الاحتفاظ بها.
- إتلافها أو التخلص منها بصورة آمنة عند استحقاق ذلك.
الإتلاف الآمن
يتم التخلص من البيانات وفق الطرق والإجراءات المناسبة لطبيعتها ووسيط التخزين ومستوى تصنيفها، وبما يمنع استعادتها أو استخدامها بصورة غير مصرح بها متى كان الإتلاف مطلوبًا.