الأخبار

عمل مكتب البيانات بجامعة الملك خالد على دعم رفع كفاءة مشاركة البيانات داخل الجامعة وخارجها، من خلال تعزيز الممارسات المنظمة لطلبات المشاركة، والتأكيد على أهمية الالتزام بالضوابط والسياسات المعتمدة قبل إتاحة البيانات أو نقلها إلى أي جهة أخرى.

وتعد مشاركة البيانات من الممارسات المهمة في بيئات العمل المؤسسية، لما لها من دور في دعم التكامل بين الجهات، وتحسين الاستفادة من المعلومات، وتقليل الازدواجية، وتمكين الجهات المختلفة من الوصول إلى البيانات التي تحتاج إليها لأداء مهامها بكفاءة.

ويركز مكتب البيانات على أهمية أن تتم عمليات المشاركة بصورة منظمة وواضحة، تبدأ بتحديد الغرض من طلب البيانات، ونطاق الاستخدام، والجهة المستفيدة، ونوع البيانات المطلوبة، قبل الانتقال إلى تقييم إمكانية المشاركة وفق المتطلبات التنظيمية ذات العلاقة.

ويأتي تصنيف البيانات في مقدمة العناصر التي ينبغي مراعاتها قبل المشاركة، إذ يسهم التصنيف في تحديد مستوى حساسية البيانات وطبيعة الضوابط المناسبة للتعامل معها، وما إذا كانت قابلة للمشاركة، ومع من يمكن مشاركتها، وتحت أي شروط.

كما تمثل الصلاحيات جانبًا أساسيًا في عملية المشاركة، حيث ينبغي التأكد من أن الأطراف التي تطلب البيانات أو تستقبلها مخولة بالوصول إليها، وأن الاستخدام يتم في حدود الغرض المصرح به، بما يقلل من مخاطر الوصول غير المصرح به أو استخدام البيانات خارج نطاق الحاجة الفعلية.

ويؤكد المكتب كذلك أهمية مراعاة حماية البيانات الشخصية والخصوصية عند التعامل مع أي بيانات تتضمن معلومات مرتبطة بالأفراد، مع ضرورة التحقق من الحاجة إلى هذه البيانات، وتقليل البيانات إلى الحد المطلوب، وتطبيق المتطلبات المناسبة عند مشاركتها أو نقلها.

كما تسهم الممارسات المنظمة لمشاركة البيانات في حماية البيانات من المخاطر المرتبطة بالإرسال أو النقل عبر قنوات غير معتمدة، إذ يعد استخدام الوسائل الرسمية والآمنة جزءًا مهمًا من المحافظة على سرية البيانات وسلامتها أثناء انتقالها بين الجهات.

ولا تقتصر مشاركة البيانات على عملية إرسال ملف أو منح صلاحية وصول، بل تمثل عملية مؤسسية تتطلب وضوح المسؤوليات بين الجهة الطالبة والجهة المالكة أو المنتجة للبيانات، وتحديد نطاق الاستخدام وفترة الاحتفاظ وأي اشتراطات مرتبطة بالحماية أو إعادة المشاركة.

ويعمل مكتب البيانات على تعزيز الوعي بهذه الجوانب من خلال توضيح الإجراءات والممارسات المرتبطة بطلبات مشاركة البيانات، بما يساعد على رفع مستوى الالتزام، وتحسين كفاءة معالجة الطلبات، وتقليل الممارسات غير المنظمة في تبادل البيانات والمعلومات.

كما يسهم التنظيم الجيد لطلبات المشاركة في تعزيز جودة البيانات المستخدمة، من خلال تحديد المصادر المعتمدة، والحد من الاعتماد على نسخ قديمة أو غير محدثة، والتأكد من أن البيانات المقدمة مناسبة للغرض الذي طلبت من أجله.

وتتكامل مشاركة البيانات مع عدد من مجالات إدارة وحوكمة البيانات، من بينها التصنيف، والجودة، وحماية البيانات الشخصية، وإدارة الصلاحيات، وأمن المعلومات، وهو ما يجعلها عملية تتطلب التنسيق بين مختلف الأطراف ذات العلاقة.

ويواصل مكتب البيانات بجامعة الملك خالد دعم الممارسات التي تعزز الاستخدام المسؤول والآمن للبيانات، بما يسهم في رفع كفاءة مشاركة البيانات، وتحقيق الاستفادة منها، مع المحافظة على متطلبات الحماية والخصوصية والالتزام بالضوابط والسياسات المعتمدة.

وللاطلاع على الإجراءات المتعلقة بطلبات المشاركة، يمكن زيارة خدمة «طلب مشاركة بيانات» عبر موقع مكتب البيانات بجامعة الملك خالد.